Wanneer loont mechanisering van je magazijn of productie, en wanneer niet?

Kort: mechanisering loont als het werk herhaalbaar is, het volume voorspelbaar en de investering zich per deelproces binnen een paar jaar terugverdient. Het loont veel minder als je betaalt voor groei die misschien nooit komt, of voor een systeem dat je eigen mensen niet kunnen draaien. Voor veel productie- en handelsbedrijven is wendbaar blijven meer waard dan zo groot mogelijk automatiseren.

Vorig jaar spraken we een retailer die zijn distributiecentrum zwaar wilde mechaniseren. De plannen zagen er goed uit en de leverancier had de cijfers rond. Tegelijk was het bedrijf bezig andere ketens over te nemen, elk met een eigen DC. Onze vraag was: weet je over vijf jaar nog welke goederen door dit gebouw gaan? Dat wist niemand. Toch lag er een voorstel om voor vijftien jaar vast te leggen hoe dat gebouw zou werken.

Dat gesprek staat niet op zichzelf. Ik zie het vaker.

Waarom rekent bijna elke businesscase met groei?

Leveranciers van systemen ontwerpen graag ruim. Dat is begrijpelijk, want een installatie die over drie jaar te klein is, is slechte reclame. Dus wordt er gerekend met reservecapaciteit en met volumes die het bedrijf nog moet gaan halen. Op papier ziet dat er goed uit: de kosten per eenheid dalen fors, zolang die groei ook komt.

De meeste bedrijven die wij spreken, winnen alleen niet op de laagste kostprijs. Ze winnen omdat ze snel kunnen schakelen. Een nieuwe klant erbij, een ander assortiment, een kortere levertijd. Een zware installatie maakt juist dat moeilijker. Het geld zit vast, en de manier van werken ook.

Wanneer loont mechanisering wel?

Soms ligt de keuze voor de hand. In onze ervaring is dat zo als:

• het werk herhaalbaar is en het volume ook over een paar jaar redelijk voorspelbaar blijft;
• het om werk gaat waarvoor je nauwelijks nog mensen vindt, zoals orderpicken of zwaar til- en stapelwerk;
• elk deelproces zich binnen ongeveer drie jaar terugverdient;
• je eigen mensen het systeem dagelijks kunnen draaien en bijsturen, zonder dat alles afhangt van een paar specialisten.

Bij een haalbaarheidsstudie voor een versverwerker gaven we vijf deelprocessen elk een eigen businesscase. De investeringen liepen uiteen van 1,4 tot 20 miljoen euro, de terugverdientijden van anderhalf tot drie jaar. Doordat we per deelproces rekenden, werd zichtbaar welke stap eerst moest en welke kon wachten.

Waar moet je oppassen?

Als je niet weet hoe je bedrijf er over vijf jaar uitziet, door een overname, een nieuwe markt of onrust in de wereld, dan is een installatie die pas na acht jaar is terugverdiend een gok.

Hetzelfde geldt voor een systeem dat je eigen mensen niet kunnen bedienen of onderhouden. Heb je er technici of planners voor nodig die je niet kunt vinden of vasthouden, dan valt het stil, hoe goed de techniek ook is.

Wees ook kritisch op het idee van “nu in één keer goed”. Stap voor stap uitbreiden kost per stap misschien iets meer, maar je houdt de keuze in eigen hand.

En als de investering al gedaan is?

Dan is de eerste vraag niet wat je nog moet bijkopen, maar of de installatie die er staat haalt wat beloofd is.

Een versverwerker had honderden miljoenen gestoken in een nieuwe, vergaand gemechaniseerde fabriek. Maanden na de start bleef de productie achter op de norm, en per periode was zo’n vijfde meer personeel nodig dan begroot. We hebben er geen machine aan toegevoegd. We hebben de doorstroom tussen de afdelingen hersteld, een productieschema gemaakt dat in de praktijk maakbaar was, en het productiemanagement twee keer per week samen met de afdelingsleiders laten sturen op productiviteit. Op de voorbereidingsafdeling steeg de productiviteit in negentien weken met 70 procent.

Hoe begin je?

Start bij de vraag waar je bedrijf zijn geld verdient en waar het nu knelt. De techniek komt daarna. Reken per deelproces, niet voor het hele gebouw tegelijk. Kijk eerst wat je bestaande installatie en systemen nog kunnen opleveren. En haal je eigen mensen erbij vanaf de eerste tekening, want zij moeten het straks draaien.

Zo werken we bij Supply Today. We regisseren operationele transformaties bij productie-, food-, retail- en groothandelsbedrijven, van het eerste ontwerp tot het moment dat het rendeert. Een traject begint met twee tot vier workshops met je eigen mensen. Daarna weet je of mechaniseren loont, en welke stap eerst komt.